# Otter.ai ## Kurzbeschreibung **„Your AI notetaker is now also your Conversational Knowledge Engine“** Otter.ai ist ein KI-Meeting-Assistent für automatische Transkription, Meeting-Notizen, Zusammenfassungen, Action Items, AI Chat und Wissenssuche über Meetings hinweg. Das Tool verbindet sich u. a. mit Zoom, Microsoft Teams und Google Meet und erstellt aus Gesprächen durchsuchbare Meeting-Daten. ## Claim Your AI notetaker is now also your Conversational Knowledge Engine ## Geeignet für - API-Anbindung - Bildung - Datenextraktion / Dokumentenanalyse - E-Mail / Kommunikation - Produktivitaet & Planung - Projektmanagement - Texte / Content - Übersetzungen - Vertrieb / Sales - Wissensmanagement / interne Suche ## Kernfunktionen - Meetingprotokoll - Transkription - Zusammenfassung ## Preismodell - **free:** **Kostenloser Einstieg** mit Zoom-, Microsoft-Teams- und Google-Meet-Anbindung, AI Chat, AI Meeting Workflows, begrenzten Audio-/Video-Imports, Live-Transkription, Sprechererkennung, Audio-Wiedergabe, Mehrsprachigkeit, Mobile Apps und begrenztem monatlichem Transkriptionskontingent. - **subscription:** **Pro **Für Einzelpersonen und kleine Teams; enthält mehr Aufzeichnungsminuten, Advanced AI Workflows, monatliche Audio-/Video-Imports, längere Meetings, erweiterte Meeting-Templates, unbegrenzten Speicher, Team Vocabulary, taggable speakers, erweiterte Suche, Export und Wiedergabe. **Business **Für mittelgroße Teams; enthält unbegrenzte Meetings und In-App-Aufnahmen, Custom AI Workflows, unbegrenzte Audio-/Video-Imports, längere Meetingdauer, Admin-Funktionen, Activity Logs, Usage Analytics, mehrere gleichzeitige Meeting-Beitritte und priorisierten Support. **Enterprise **Für große Teams und Unternehmen; enthält Business-Funktionen plus unbegrenzte Custom AI Workflows, Otter Sales Notetaker, Custom Integrations, SSO, SCIM, Domain Capture, Enterprise Security Controls, HIPAA-Add-on, API, Webhooks, Video Replay und Customer Success Program. - **other:** **API / Webhooks **Enterprise-nahe Integrationsmöglichkeit zur Verbindung von Otter mit CRM-, Dialer-, Projekt- und Unternehmenssystemen. **MCP Server **Otter nennt einen MCP Server zur Anbindung externer KI-Workflows; Zugriff und Governance hängen vom Plan und den Admin-Einstellungen ab. ## DSGVO und Datenschutz **Gesamteinschätzung:** Conditional **Gesamteinschätzung:** Cloud-SaaS mit US-Schwerpunkt, kein On-Premise oder Self-Hosting. Otter.ai läuft als Web-, Desktop- und Mobile-App und kann mit Zoom, Microsoft Teams und Google Meet verbunden werden. Funktionen umfassen Live-Transkription, Sprechererkennung, Audioaufnahme, Meeting-Zusammenfassungen, AI Chat über Meetings hinweg, Meeting-Workflows, Imports von Audio-/Videodateien, Suche, Export, Wiedergabe, CRM-/HubSpot-/Zapier-Integrationen sowie im Enterprise-Kontext API, Webhooks, SSO, SCIM und Governance-Funktionen. **Datenverarbeitung: **Verarbeitet werden können Accountdaten, Audioaufnahmen, Transkripte, Screenshots/Screen Captures während Meetings, Nutzungsdaten, Geräteinformationen, ungefähre Standortdaten, Kalender-/Kontakt-/Plattformdaten und Inhalte verbundener Drittplattformen. Otter weist ausdrücklich darauf hin, dass Audioaufnahmen personenbezogene Daten Dritter enthalten können und Nutzer vor Upload bzw. Nutzung die nötigen Berechtigungen einholen müssen. **Training & KI:** Otter trainiert eigene proprietäre KI mit de-identifizierten Audioaufzeichnungen und Transkriptionen; AI-Service-Provider sollen Kundendaten nicht zum Training nutzen. Datenlabeling- und AI-Service-Provider werden als Drittanbieter/Subprozessoren genannt. **Fazit: ** Otter.ai ist stark für Meetingproduktivität, Sales, Interviews und Wissensmanagement. Für DSGVO-kritische Organisationen ist es aber kein „einfach einschalten“-Tool: Meetinghinweise, Rechtsgrundlage, Einwilligung bzw. berechtigtes Interesse, DPA, Drittlandtransfer, Trainingsnutzung, Sharing-Regeln und Löschung müssen vor Einsatz sauber geregelt werden. [Privacy Policy](https://otter.ai/privacy-policy) **Gesamteinschätzung: **Bedingt DSGVO-geeignet. **Positiv **ist, dass Otter.ai ein Data Processing Agreement in den Terms integriert, bei Enterprise-Kunden eine Auftragsverarbeiterrolle beschreibt, SCCs und UK Addendum für internationale Transfers vorsieht und eine Subprozessorenliste veröffentlicht. Otter.ai ist außerdem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, UK Extension und Swiss-U.S. DPF zertifiziert. Für Nutzer- und Meetingdaten gibt Otter an, dass Kundendaten Eigentum des Kunden bleiben und dass Nutzer Inhalte löschen können; nach endgültiger Löschung aus dem Account wird laut Terms kein Record des User Content beibehalten. **Negativ:** Otter.ai ist ein US-Anbieter mit Sitz in Mountain View, Kalifornien. Die Privacy Policy nennt AWS in den USA als Cloud-Service-Provider und weist auf grenzüberschreitende Verarbeitung außerhalb des Heimatlandes hin. Besonders relevant: Otter.ai trainiert eigene proprietäre KI laut Privacy Policy mit de-identifizierten Audioaufzeichnungen und auch mit Transkriptionen; manuelle Überprüfung konkreter Audiodaten soll nur mit ausdrücklicher Zustimmung erfolgen. Externe AI-Service-Provider sollen Kundendaten laut Otter nicht zum Training nutzen und nicht dauerhaft über API speichern. **Serverstandort:** Keine gesicherte EU-Datenresidenz als Standard. Offiziell genannt sind AWS/Cloud-Infrastruktur, unter anderem USA; AWS-Rechenzentren können weltweit genutzt werden. Fazit: Für normale Business-Meetings nutzbar, aber bei personenbezogenen, vertraulichen oder regulierten Gesprächen nur mit DPA, SCC-/DPF-Prüfung, Subprozessorenprüfung, Einwilligungs-/Hinweiskonzept für Meetingteilnehmer, restriktiven Sharing-Einstellungen und klarer Lösch-/Retention-Regel empfehlenswert. [Privacy Policy](https://otter.ai/privacy-policy) ## Hosting und Daten - **On-Prem / lokales Hosting:** unknown - **Private Cloud / Rechenzentrum:** unknown - **EU SaaS / Managed:** teilweise / indirekt - **Hybrid:** unknown - **AVV / DPA:** abgedeckt - **Kein Training auf Kundendaten:** unknown - **Open-Source / Transparenz-Pfad:** unknown ## Standort **Land:** USA **Taxonomie:** USA Otter.ai, Inc., 800 W El Camino Real, Suite 170, Mountain View, CA 94040, USA. ## Vorteile - Sehr stark für automatische Meeting-Transkription und Zusammenfassung - Unterstützt Zoom, Microsoft Teams und Google Meet - AI Chat über einzelne und mehrere Meetings - Business- und Enterprise-Funktionen für Teams - SOC 2 Type II und DPA/SCC-Regelungen öffentlich dokumentiert - API/Webhooks im Enterprise-Plan ## Nachteile - US-Anbieter mit US-Subprozessoren und AWS als zentralem Infrastruktur-Subprozessor - Otter trainiert nach eigener Privacy Policy proprietäre KI auf de-identifizierten Audioaufnahmen und Transkriptionen; Transkriptionen können personenbezogene Daten enthalten - Für Meeting-Aufzeichnungen sind Einwilligung, Transparenz und Rechtsgrundlage zwingend zu klären - Kein öffentlich gesicherter EU-Serverstandort gefunden - Für sensible Meetings, HR, Medizin, Rechtsberatung oder Geschäftsgeheimnisse nur nach Datenschutzprüfung empfehlenswert ## Quellen - Offizielle Website: https://otter.ai/ ## Letzter Datenstand 2026-05-28 ## Originalseite https://kifox.ai/ki-tools/otter-ai-ki-meeting-assistent-fuer-transkription-und-notizen/